Sistem ejen adalah antara kaedah terpantas untuk meluaskan jaringan jualan sesuatu produk. Semakin ramai ejen, semakin luas jaringan jualan, maka semakin tinggi keuntungan yang boleh diraih. Oleh sebab itu, pemilik bisnes dan pengasas produk yang menerapkan sistem ejen dalam model bisnes mereka akan merekrut seramai ejen yang mungkin.
Secara teorinya, kira-kira jualan hasil daripada menggunakan sistem ejen ini tampaknya seperti sangat mudah. Hanya perlu rekrut ejen yang ramai maka keuntungan juga akan berkadar terus dengan jumlah ejen yang ada. Namun di sebalik kira-kira mudah itu, tersirat seribu satu cabaran melaksanakan sistem ejen.
Walaupun model bisnes ini begitu popular di Malaysia, pengamal sistem ejen tidak lari daripada masalah-masalah menguruskan ejen-ejen mereka lagi-lagi bila mereka mempunyai ejen yang sangat ramai. Di sini, kami senaraikan 7 cabaran utama yang sering menjadi kerungsingan para pengamal sistem ejen.
#1 – Silap Letak Harga Produk
Penetapan harga produk adalah elemen yang kritikal dalam sistem ejen. Kesilapan dalam strategi penetapan harga produk boleh menyebabkan sistem ejen gagal dan seterusnya melumpuhkan bisnes. Jika harga produk diletakkan terlalu tinggi, ia akan menyebabkan produk sukar dijual; jika terlalu rendah, jualan produk mungkin akan laris namun pemilik produk tidak dapat mencapai keuntungan maksima dan bisnes akan mengalami kerugian.
Oleh sebab itu, harga produk perlu ditetapkan pada harga yang munasabah untuk pemilik produk, ejen dan pembeli. Harga yang munasabah adalah yang mengambil kira bukan saja kos produk dan margin keuntungan, tetapi juga harga pasaran, harga produk pesaing dan paling penting sekali ia berpadanan dengan persepsi pelanggan sasaran terhadap nilai produk tersebut.
#2 – Struktur Ejen Yang Kompleks
Struktur asas sistem ejen ialah HQ > ejen. Pemilik produk berperanan sebagai HQ, manakala ejen pula mewakili HQ dalam mempromosi, menjana dan menguruskan transaksi jualan kepada pelanggan.
Ejen boleh dibahagikan kepada 2 kategori:
1. Ejen perlu mengeluarkan modal untuk membeli produk pada kuantiti tertentu daripada HQ terlebih dahulu. Dengan kata lainnya, ejen perlu menyimpan stok produk dan menguruskan sendiri penghantara produk kepada pelanggan.
2. Ejen tidak perlu mengeluarkan modal atau jika perlu, pada kos yang minima. Ejen hanya perlu mempromosi dan menjual produk. Penghantaran produk dilakukan oleh HQ. Ejen seperti ini dikenali sebagai ‘dropshipper’ kerana mengamalkan konsep ‘dropship’.
Sesetengah pengamal sistem ejen menambah lapisan ‘stokis’ di dalam struktur sistem ejen mereka, HQ > stokis > ejen atau HQ > stokis > ejen > dropshipper. Perbezaan di antara stokis dan ejen (ejen kategori 1) adalah pada kuantiti produk yang perlu dibeli daripada HQ. Stokis perlu mengeluarkan modal yang lebih besar berbanding ejen (ejen kategori 1).
Struktur sistem ejen di atas adalah contoh struktur yang ringkas. Ia lebih mudah diuruskan berbanding struktur yang kompleks seperti HQ > master stokis > stokis > master ejen > ejen > dropshipper. Ada juga yang mencampuradukkan pemborong (wholesaler) dan pengedar (distributor) di dalam struktur sistem ejen mereka.
Struktur sistem ejen yang kompleks menyukarkan pengurusan dan pemantauan. Ramai yang melakukan kesilapan dengan memulakan sistem ejen dengan struktur yang kompleks kerana kurang faham akan konsep sebenar sistem ejen. Mereka terikut-ikut dengan pengamal sistem ejen yang lebih berpengalaman atau yang menjalankan bisnes pada skala yang lebih besar.
Akibatnya, sistem ejen yang diharap dapat melonjakkan jualan produk sebaliknya menjadi penyebab terbantutnya jualan produk dan pemilik produk terpaksa menanggung kerugian.
#3 – Ejen Newbie
Memulakan bisnes pada modal yang sangat rendah atau tiada modal langsung – ini adalah antara daya tarikan sistem ejen yang paling disukai ramai. Hanya dengan modal yang minima, sesiapa saja boleh menjana pendapatan sampingan. Malahan ada yang bekerja sepenuh masa sebagai ejen kepada sesuatu (atau beberapa) produk dan menjadikannya sebagai sumber pendapatan utama.
Namun, ia juga mengundang kepada kemunculan ejen-ejen ‘newbie’. Apakah yang dimaksudkan dengan ejen newbie ini?
Mereka adalah orang-orang yang tiada atau kurang pengetahuan dan pengalaman bisnes. Kebanyakkan daripada mereka tidak pernah melibatkan diri dalam apa juga jenis bisnes sebelum mendaftar menjadi ejen.
Ada beberapa sebab mereka ini menjadi ejen. Ada yang terikut-ikut dengan rakan atau trend. Ada yang tertarik dengan iklan tawaran menjadi ejen yang dibuat oleh HQ. Ada juga yang saja-saja mahu mencuba meniaga. Walau apapun sebab mereka mahu menjadi ejen, mereka wajar diberi peluang untuk mencungkil bakat dan mengembangkan potensi dalam bisnes dengan memberikan mereka latihan dan bimbingan.
Kesilapan yang selalu dilakukan oleh pemilik produk apabila merekrut ejen ialah beranggapan semua ejen yang berdaftar boleh membuat jualan dengan sendirinya tanpa sebarang bantuan daripada pihak HQ. Adalah sesuatu yang merunsingkan apabila terdapat ramai ejen newbie di kalangan ejen dan HQ tidak sedar akan kewujudan mereka ini.
#4 – Tiada Sistem Pesanan Produk Yang Teratur
Sistem ejen bukanlah model bisnes yang beru diperkenalkan. Sudah ramai pemilik produk yang menerapkan sistem ejen dalam bisnes mereka. Walaupun sudah sekian lama digunakan, masih ramai yang menggunakan cara manual untuk mengambil pesanan produk daripada para ejen.
Kebiasaannya HQ akan melantik beberapa staf untuk menguruskan pesanan produk. Staf-staf ini akan mencatat setiap pesanan produk yang dibuat oleh ejen, sama ada ditulis di atas kertas/buku atau menggunakan perisian seperti Microsoft Excel.
Cara ini membuka ruang kepada banyak kesilapan yang berpunca daripada ‘human error’. Risiko berlaku kesilapan akan meningkat apabila bilangan ejen semakin ramai kerana semakin banyak pesanan produk yang akan masuk.
Antara ‘human error’ yang sering berlaku ialah keciciran pesanan produk, kesilapan jenis dan kuantiti produk, kesukaran untuk mengurus dan memantau aktiviti pemprosesan pesanan dan penghantaran produk dan banyak lagi kesilapan lain yang akan menimbulkan salah faham di antara HQ dan ejen seterusnya menjejaskan aktiviti jualan produk.
#5 – Ejen Tidak Komited
Prinsip Pareto atau Hukum 80/20 menyatakan bahawa untuk banyak kejadian, sekitar 80% daripada kesannya disebabkan oleh 20% dari penyebabnya, contohnya:
– 80% daripada keluhan pelanggan berpunca daripada 20% kelemahan produk/servis.
– 20% daripada produk/servis mencapai 80% daripada keuntungan.
– 20% daripada kecacatan sistem menyebabkan 80% masalah.
– 80% hasil datang daripada 20% usaha.
Prinsip Pareto ini juga tergunapakai di dalam sistem ejen. Daripada ramai-ramai ejen, hanya sebilangan kecil saja yang akan benar-benar beraksi dengan cemerlang. Mereka ini membuat transaksi jualan yang tinggi secara konsisten. Sebahagian besar daripada keuntungan daripada menggunakan sistem ejen datang daripada mereka ini.
Adalah menjadi perkara biasa dalam amalan sistem ejen di mana terdapat ejen yang hanya membuat jualan pada waktu tertentu dan ada juga yang langsung tidak pernah membuat sebarang jualan. Tidak kurang juga yang berplaing tadah dan menjadi ejen kepada produk lain.
#6 – Masalah Komunikasi
Struktur sistem ejen yang kompleks dan sistem pesanan produk yang tidak teratur adalah antara penyebab utama berlakunya masalah komunikasi di dalam sistem ejen. Apatah lagi jika sistem ejen dijalankan secara manual dan diselia sepenuhnya oleh staf-staf di HQ.
Maklumat penting yang HQ ingin sampaikan kepada para ejen melalui staf-staf yang dilantik tidak disampaikan secara tepat oleh para staf atau disalah fahami oleh para ejen.
Terdapat juga situasi di mana ejen menanyakan soalan yang tidak sepatutnya berulangkali kepada HQ walhal semua maklumat sudah disediakan secara terperinci. Ataupun ejen terlalu banyak mengajukan pertanyaan kepada pihak yang salah.
Selain daripada kesilapan berkaitan pesanan produk atau sebarang urusan berkaitan sistem ejen, kecelaruan komunikasi ini juga boleh menyebabkan berlakunya ketegangan di antara ejen dan HQ. Suasana sebegini adalah tidak kondusif dan boleh menjejaskan kelangsungan bisnes.
#7 – Tiada Khidmat Sokongan
Produk bagus, harga kompetitif, komisyen menarik, SOP tersusun, tidak akan dapat melahirkan ejen yang berprestasi tinggidan komited sekiranya pengamal sistem ejen gagal menyediakan khidmat sokongan ejen yang baik.
Khidmat sokongan ini terbahagi kepada dua:
– Khidmat Sokongan Bisnes
– Khidmat Sokongan Ejen
Kedua-duanya saling berkaitrapat dan mempengaruhi keberkesanan sistem ejen seterusnya perjalanan sesuatu bisnes, sama ada terus maju atau merundum. Kegagalan memberikan khidmat sokongan dalam sistem ejen boleh membuatkan ejen hilang minat dan tiada motivasi untuk terus melakukan aktiviti promosi dan jualan produk.